PLAN VVE DIENSTEN
Iedere VvE heeft zijn eigen wensen ten aanzien van het beheer.
Daarom bieden wij een drietal diensten aan, waaruit de VvE kan kiezen:
Financieel administratieve diensten, zoals:
- Het voeren van een volledige dagelijks actuele financiële administratie van de VvE;
- Het bewaken en tijdig signaleren van eventueel optredende betalingsachterstanden en het nemen van incasso- en eventuele rechtsmaatregelen tegen wanbetalers. Bij de sommatie wordt de desbetreffende debiteur aanmanings- en administratiekosten berekend;
- Het opstellen van balans, verlies- & winstrekening alsmede een exploitatieoverzicht per ultimo het boekjaar, conceptbegroting en voorstel ledenbijdrage voor het nieuwe boekjaar.
Bestuurlijke diensten, zoals:
- Het op inzichtelijke wijze inrichten van administratie en het archief (met inachtneming van wettelijke archieftermijnen) van de VvE voor inzage door leden en/of geautoriseerde derden;
- Het maximaal tweemaal per jaar voeren van persoonlijk overleg met het bestuur over alle zaken, de VvE aangaande;
- Het bijhouden van de ledenadministratie en het verwerken van mutaties in het ledenbestand;
- Het in overleg met het bestuur organiseren van jaarlijks één algemene ledenvergadering en het verzorgen van bijbehorende correspondentie zoals uitnodiging, agenda (-stukken), volmachten, notulen etc.
Technische diensten, zoals:
- Het voeren van een 24-uurs meldpunt voor storingen als glasbreuk, lekkages, storm- en brandschade;
- Het minimaal 4 maal per jaar inspecteren van het object met terugkoppeling aan het bestuur van de bevindingen en/of aanbevelingen;
- Het voeren van regelmatig overleg met het bestuur over storings- of klachtenonderhoud;
- Het in samenspraak met het bestuur rapporteren aan de vergadering van noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden;
- Het opnemen en beoordelen van kleine onderhoudsklachten (calamiteiten) en opdragen aan aannemers van werkzaamheden tot het verhelpen daarvan;
- Het controleren van facturen naar aanleiding van uitgevoerde werkzaamheden na storings- of klachtenmeldingen;
- Het steekproefsgewijze op locatie controleren van werkzaamheden;
- Het voorbereiden en aanbesteden van service- en/of onderhoudsovereenkomsten;
- Het periodiek bewaken van service- en/of onderhoudsovereenkomsten op kwaliteit en prijs.
PLAN Overstapservice
Het beheer start altijd met de module financieel administratieve diensten. Dit kunt u desgewenst aanvullen met de module bestuurlijke en/of de module technische diensten.
Wanneer uw VvE het besluit heeft genomen het beheer in handen van Plan VvE-Beheer te leggen, bieden wij u tegen geringe meerkosten onze PLAN-overstapservice aan. Binnen de Plan-overstapservice vallen alle activiteiten en diensten die noodzakelijk zijn voor een vlotte overdracht van uw huidige VvE beheerder naar ons kantoor, zoals:
- Advisering inzake te nemen vergaderbesluiten;
- Contact met uw huidige beheerder inzake overdracht;
- Informeren van contractspartijen en eigenaren;
- Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens Kamer van Koophandel;
- Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens Kadaster;
- Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens bankrekeningen;