PLAN VVE DIENSTEN

Iedere VvE heeft zijn eigen wensen ten aanzien van het beheer.
Daarom bieden wij een drietal diensten aan, waaruit de VvE kan kiezen:

Financieel administratieve diensten, zoals:

• Het voeren van een volledige dagelijks actuele financiële administratie van de VvE;
• Het bewaken en tijdig signaleren van eventueel optredende betalingsachterstanden en het nemen van incasso- en eventuele rechtsmaatregelen tegen wanbetalers. Bij de sommatie wordt de desbetreffende debiteur aanmanings- en administratiekosten berekend;
• Het opstellen van balans, verlies- & winstrekening alsmede een exploitatieoverzicht per ultimo het boekjaar, conceptbegroting en voorstel ledenbijdrage voor het nieuwe boekjaar.

Bestuurlijke diensten, zoals:

• Het op inzichtelijke wijze inrichten van administratie en het archief (met inachtneming van wettelijke archieftermijnen) van de VvE voor inzage door leden en/of geautoriseerde derden;
• Het maximaal tweemaal per jaar voeren van persoonlijk overleg met het bestuur over alle zaken, de VvE aangaande;
• Het bijhouden van de ledenadministratie en het verwerken van mutaties in het ledenbestand;
• Het in overleg met het bestuur organiseren van jaarlijks één algemene ledenvergadering en het verzorgen van bijbehorende correspondentie zoals uitnodiging, agenda (-stukken), volmachten, notulen etc.

Technische diensten, zoals:

• Het voeren van een 24-uurs meldpunt voor storingen als glasbreuk, lekkages, storm- en brandschade;
• Het minimaal 4 maal per jaar inspecteren van het object met terugkoppeling aan het bestuur van de bevindingen en/of aanbevelingen;
• Het voeren van regelmatig overleg met het bestuur over storings- of klachtenonderhoud;
• Het in samenspraak met het bestuur rapporteren aan de vergadering van noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden;
• Het opnemen en beoordelen van kleine onderhoudsklachten (calamiteiten) en opdragen aan aannemers van werkzaamheden tot het verhelpen daarvan;
• Het controleren van facturen naar aanleiding van uitgevoerde werkzaamheden na storings- of klachtenmeldingen;
• Het steekproefsgewijze op locatie controleren van werkzaamheden;
• Het voorbereiden en aanbesteden van service- en/of onderhoudsovereenkomsten;
• Het periodiek bewaken van service- en/of onderhoudsovereenkomsten op kwaliteit en prijs.

PLAN Overstapservice

Het beheer start altijd met de module financieel administratieve diensten. Dit kunt u desgewenst aanvullen met de module bestuurlijke en/of de module technische diensten.

Wanneer uw VvE het besluit heeft genomen het beheer in handen van Plan VvE-Beheer te leggen, bieden wij u tegen geringe meerkosten onze PLAN-overstapservice aan. Binnen de Plan-overstapservice vallen alle activiteiten en diensten die noodzakelijk zijn voor een vlotte overdracht van uw huidige VvE beheerder naar ons kantoor, zoals:

• Advisering inzake te nemen vergaderbesluiten;
• Contact met uw huidige beheerder inzake overdracht;
• Informeren van contractspartijen en eigenaren;
• Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens Kamer van Koophandel;
• Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens Kadaster;
• Aanleveren bescheiden inzake overzetten gegevens bankrekeningen;